De que depende o prazo de um óculos de grau?
O prazo não é um número fixo do setor. Ele depende do que foi pedido e de onde a lente sai. Uma lente que a ótica tem em estoque para a receita do cliente costuma ficar pronta mais cedo do que uma lente que precisa ser encomendada ao laboratório, e tratamentos adicionais, como antirreflexo ou lentes que escurecem ao sol, podem acrescentar etapas. A armação também conta: modelo disponível na loja ou peça que vem de outro lugar. Por isso a única resposta confiável vem da própria ótica, que combinou o prazo com o laboratório na hora da venda e o registrou no pedido.
É essa informação que o cliente quer na hora de perguntar "quanto tempo fica pronto?" e, depois, "meu óculos já ficou pronto?". O WhatsApp é onde a segunda pergunta chega, geralmente em horário de movimento, quando a equipe está atendendo gente no balcão.
Como informar o prazo sem prometer o que a ótica não controla?
- Informe o prazo na venda, por escrito. Registre no pedido a data prevista combinada com o laboratório e envie ao cliente o resumo: lente, tratamento e data prevista de retirada.
- Deixe claro que é uma previsão. A frase "previsão de retirada" evita que o cliente leia a data como compromisso fechado.
- Atualize quando algo mudar. Se o laboratório atrasar, avise antes de o cliente perguntar, com a nova previsão.
- Avise quando o óculos chegar e estiver conferido. Só marque como pronto depois de montar e checar a armação e a lente.
- Combine a retirada. Informe o horário de funcionamento, quem atende na retirada e que o ajuste é feito na loja.
Quais são as etapas de um pedido de óculos?
| Etapa | O que o cliente recebe | Quem muda o status |
|---|---|---|
| Pedido registrado | Resumo do pedido com a previsão de retirada | Atendente, no momento da venda |
| Enviado ao laboratório | Aviso curto, se a ótica quiser | Equipe da loja |
| Lente recebida e em montagem | Nada, ou aviso opcional | Equipe da loja |
| Pronto para retirada | Mensagem de pronto, com horário e endereço | Equipe, depois de conferir o óculos |
| Atraso | Nova previsão e pedido de desculpas | Equipe, assim que o laboratório avisar |
| Retirado | Mensagem de agradecimento e orientação de cuidado | Atendente, na retirada |
O aviso de pronto depende de alguém marcar a mudança no pedido. Combine quem faz isso em cada turno, porque um aviso que o cliente recebe com atraso gera uma visita desnecessária à loja.
Como fica a conversa?
Exemplo de conversa (mensagens ilustrativas):
Cliente: "Oi, fiz um óculos aí na semana passada. Já ficou pronto?"
Ótica: "Olá! Pode me passar o seu nome completo ou o número do pedido, por favor?"
Cliente: "Marina Souza."
Ótica: "Obrigado, Marina. Seu pedido está em montagem na loja, com previsão de retirada para quinta-feira. Assim que estiver conferido, avisamos por aqui. Se preferir, posso passar a conversa para um atendente."
E o aviso de pronto, enviado pela equipe depois da conferência:
Ótica: "Marina, seu óculos está pronto para retirada. Atendemos de segunda a sábado, no horário de funcionamento da loja. Na retirada fazemos o ajuste no seu rosto. Se não puder vir esta semana, é só avisar por aqui."
Os dias e os horários do exemplo são ilustrativos. O bot só repete a previsão que está no pedido. Se o pedido não existe ou o cliente cita um problema com o óculos, a conversa vai para um atendente.
O que a regra da Meta muda no aviso de pronto?
Quando o cliente escreve, abre-se uma janela de atendimento em que a loja responde livremente. Se o aviso de pronto sai depois que essa janela fechou, ele precisa ser enviado como modelo aprovado pela Meta, e só para quem aceitou receber mensagens da loja. Um aviso de pedido, específico do cliente e disparado por uma compra dele, tende a ser tratado como mensagem de utilidade, mas quem define a categoria final de cada modelo é o WhatsApp na análise. Juntar o aviso a uma promoção, como um desconto na próxima compra, muda a categoria do modelo para marketing.
Quais erros geram idas e reclamações desnecessárias?
- Informar o prazo de memória: o laboratório mudou a data e o cliente já foi avisado de outra.
- Avisar que está pronto antes de conferir: o cliente chega, e a lente ou a armação precisa de correção.
- Não avisar o atraso: o cliente vem à loja, descobre que não está pronto e sai insatisfeito.
- Prometer um dia sem consultar o laboratório: a previsão vira cobrança.
- Misturar aviso e promoção na mesma mensagem: o cliente que só queria saber do óculos recebe propaganda.
O que deixar pronto antes de começar?
- os tipos de lente e tratamento que a ótica vende e a previsão que o laboratório informa para cada um;
- o texto do resumo do pedido enviado na venda, com campo para a previsão de retirada;
- os status do pedido e quem marca cada mudança;
- o horário de retirada, o endereço e quem faz o ajuste;
- o texto de consentimento para receber avisos da loja.
A conversa sobre a receita, que muitos clientes mandam antes de fechar o pedido, está em receita de óculos: o que a ótica responde pelo WhatsApp.
Como o ÓticaBot entra nesse processo?
O ÓticaBot é o bot de WhatsApp com IA e CRM da BotBrasil para óticas. Ele responde sobre prazo e retirada com a previsão que a loja registrou no pedido, avisa o cliente quando a equipe marca o óculos como pronto, registra o contato e o pedido no CRM e passa para um atendente o que exige conferência, como reclamação ou ajuste. Fora do horário da equipe, atende conforme as regras aprovadas pela ótica. Ligar o bot ao sistema de gestão da loja exige análise técnica antes de ser combinado.
O diagnóstico gratuito do ÓticaBot mostra, nas mensagens reais da sua loja, o que o bot assumiria e o que continuaria com a equipe.